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Office & HR Coordinator 🇫🇷

POTLOC

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People & HR

Paris, France

Posted on May 17, 2025

English version below

A PROPOS DE POTLOC

Grâce à Potloc, les plus grands cabinets de conseil et fonds de capital-investissement au monde transforment les enquêtes en informations stratégiques. Notre plateforme d’enquête complète est conçue pour être l’outil le plus rapide et fiable afin de comprendre les dynamiques du marché.

Avec une qualité d’échantillonnage inégalée, une analyse propulsée par l’IA et une gestion complète de la recherche, nous offrons à nos clients un avantage concurrentiel.

Depuis 2014, nous avons aidé plus de 500 entreprises internationales à collecter des données dynamiques à partir de plus de 343 millions de réponses B2B et B2C, couvrant tous les secteurs et régions.

Opérant à un niveau international, nous avons des bureaux en Amérique du Nord et en Europe!

Nous encourageons l’évolution de carrière et accompagnons nos équipes à travers nos 4 valeurs fondamentales: Excellence, Travail d'équipe, Honnêteté et Adaptabilité.

MISSION

Nous recherchons un(e) Office & HR Coordinator dynamique, organisé(e) et proactif(ve), chargé(e) de veiller au bon fonctionnement de notre bureau parisien et de soutenir les processus administratifs RH. Ce poste hybride, à la croisée de l’office management et du support RH, est idéal pour un(e) candidat(e) en début de carrière souhaitant évoluer dans un environnement stimulant.

Vous rejoindrez l’équipe Talent & Culture, sous la responsabilité de la directrice RH, et collaborez étroitement avec des prestataires externes pour offrir une expérience collaborateur optimale, tant en présentiel qu’à distance.

Il s’agit d’un rôle clé au sein de notre équipe, contribuant activement à un environnement de travail positif, garantissant la conformité de nos processus, et soutenant notre développement en Europe.

VOS RESPONSABILITÉS

👥 Support Administration RH & Paie

• Être le premier point de contact pour toutes les questions des collaborateurs en France et en Europe

• Gérer les tâches et outils liés à l'onboarding et l'offboarding (contrats, profils RH dans HiBob/Payfit/Deel, lien avec les prestataires de services tels que les assurances, préparation des welcome packs, etc.)

• Gérer toutes les démarches administratives liées à l’emploi de ressortissants étrangers

• Rédiger les avenants et gérer les documents et mises à jour contractuelles (promotions, évolutions salariales, etc.)

• Suivre les périodes d’essai, les renouvellements et les fins de contrat

• Mettre à jour les éléments variables de paie (absences, congés parentaux, changements d’adresse, etc.)

🏢 Gestion des Bureaux & Expérience Collaborateur

• Être responsable de l’expérience collaborateur sur site :

- Gérer les commandes de fournitures (matériel informatique, snacks, boissons, produits d’entretien, etc.)

- Coordonner les événements internes : afterworks, petits-déjeuners d’accueil, fêtes de fin d’année

- Réceptionner, stocker et organiser les livraisons

- Gérer les relations avec les prestataires (fournisseurs de bureaux, snacks, etc.)

- Gérer les problématiques liées aux locaux (tickets de maintenance, réservations de salles, etc.)

• Support IT : gestion des badges, installation des postes pour arrivées/départs, support de premier niveau et coordination avec l’équipe IT.

🧩 SIRH & Projets RH

• Soutenir les projets RH légaux (ex. : élections CSE), les formations, l’Index Égalité Femmes/Hommes et l’amélioration des politiques internes

• Réaliser des recherches sur les avantages collaborateurs et contribuer à la mise en place de nouvelles politiques

• Assister à l’expansion des opérations européennes (contrats en télétravail, ouvertures de bureaux)

LES QUALITÉS REQUISES

• Diplôme de Master ou équivalent (Bac +4 ou +5) ; idéalement 1 an d’expérience en coordination de bureau ou RH

• Solides compétences administratives et organisationnellesConnaissances de base en droit du travail français et conformité RH

• À l’aise avec des outils tels que Payfit, HiBob, Benefiz, Deel (ou motivé à apprendre)

• Excellentes compétences en communication et résolution de problèmes

• Fiable, soucieux du détail et axé sur les solutions

• Maîtrise du français et de l'anglais requise. La connaissance d'autres langues est un plus !

POURQUOI NOUS REJOINDRE?

📈 Une entreprise dynamique avec des objectifs ambitieux, un fort esprit d’équipe et un environnement stimulant où chacun peut contribuer au succès collectif

💸 Un package salarial compétitif, comprenant des stocks options, pour vous associer à notre réussite

📊 Un parcours de carrière structuré, avec des évaluations de performance tous les 6 mois pour vous accompagner dans votre développement

🌞 Un espace de travail lumineux, collaboratif et dynamique, en plein cœur de Paris

🏡 Politique de travail hybride flexible, avec la possibilité de travailler jusqu’à 2 mois par an depuis l’étranger

🏖 5 semaines de vacances et 10 jours de RTT

📅 Des jours de congé supplémentaires pour les événements de la vie (déménagement, arrivée d'un enfant, mariage, etc.)

🏥 Une couverture santé compétitive, pour vous et votre famille, afin de garantir votre bien-être au quotidien

🚴‍♀️ Autres avantages (Pass Navigo, Ticket Restaurant (Ekip), Budget livres illimité, etc.)

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• Échange avec un membre de l'équipe Talent (45 min)

• Entretien avec la Directrice RH (45 min)

• Exercice Technique (1h)

• Offre d’emploi 🙌

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ABOUT POTLOC

The world’s consulting and private equity powerhouses turn survey questions into strategic revelations with Potloc. Our all-in survey platform is designed to be the fastest, most reliable asset for understanding market shifts.

With unrivaled sample quality, AI-powered analysis, and end-to-end research oversight, it all adds up to a competitive advantage.

Since 2014, we’ve helped 500+ global firms collect dynamic insights from 343M+ B2B and B2C responses across industries and geographies.

Our team is dedicated to being the best end-to-end service provider for our clients globally.

To do this, we have offices in North America and Europe!

We encourage professional development and provide support to our teams through our 4 core values: Excellence, Teamwork, Honesty & Adaptability.

MISSION

We are looking for a dynamic, organized and proactive Office & HR Coordinator to support the smooth running of our Paris office and assist with core HR administrative processes. This is a hybrid role blending office management and HR admin support, ideal for someone early in their career with a strong operations mindset.

You will join the Talent & Culture team, reporting to the HR Director, and work closely with external partners to deliver an optimal employee experience, both in-person and remotely.

This is a key enabling position within our team, contributing directly to a positive workplace environment, ensuring compliance and supporting our growing European presence.

YOUR RESPONSIBILITIES

👥HR Administration & Payroll Support

• Be the first point of contact for all employee queries for France and Europe

• Manage onboarding and off boarding tasks and tools (contracts, HRIS profiles in HiBob/Payfit/Deel, link with benefit providers such as insurance, prepare welcome packages…)

• Manage all tasks related to the employment of foreign nationals

• Draft amendments and manage employment documents and updates (promotions, salary changes…)

• Track and follow-up probationary periods, renewals, and terminations

• Maintain payroll updates (absences, parental leaves, address changes, etc.)

🏢 Office Management & Workplace Experience

• Be in charge of the work place experience:

- Manage all office supply orders (IT gear, snacks, drinks, cleaning supplies, etc.)

- Coordinate internal events: afterworks, welcome breakfasts, end-of-year celebrations

- Order, Receive and store deliveries, maintain organized inventoryHandle vendor relations (office providers, snacks…)

- Manage physical space issues (ticketing for maintenance, booking rooms, etc.)

• IT Support: Badge management, laptop set up, , basic IT troubleshooting (TVs, Chromebox, etc.) and coordination with the IT team

🧩 HRIS & People Ops Projects

• Support HR legal projects (e.g. CSE elections), trainings, Index Équité Homme/Femme and policy improvements

• Conduct perks & benefits research and help implement new policies

• Assist in expanding European operations (remote contracts, office openings)

REQUIRED SKILLS

• Master degree or equivalent (Bac +4 or +5) ; ideally 1 year of experience in office or HR coordination

• Strong administrative and organizational skills

• Basic knowledge of French labor law and HR compliance

• Comfortable using tools like Payfit, HiBob, Benefiz, Deel (or eager to learn)

• Excellent communication and problem-solving skills

• Reliable, detail-oriented, and solution-focused

• French and English fluency required. Knowledge of other languages is a plus!

WHAT’S IN IT FOR YOU

📈 A dynamic company with ambitious goals, a strong team spirit, and a stimulating environment where everyone can contribute to collective success

💸 A competitive salary package, including stock options, to allow you to share in our success

📊 A structured career path, with performance evaluations every 6 months to support your development

🌞 A bright, collaborative and fun workplace in the heart of Paris

🏡 A flexible hybrid work policy, with the possibility to work up to 2 months per year from abroad.

🏖 5 weeks of vacation and 10 days of RTT

📅 Additional leave for key moments in your life (moving, childbirth, marriage, etc.)

🏥 A comprehensive health coverage plan, for you and your family, to ensure your well-being every day

🚴‍♀️ Other benefits : Navigo pass, Ticket Restaurant (Ekip), unlimited book budget, etc.

RECRUITMENT PROCESS

• Exchange with a member of our Talent team (45 min)

• Interview with the HR Director (1h)

• Technical Exercise (1h)

• Job Offer 🙌

Politique de confidentialité des candidats / Candidate Privacy Notice ⬇️

En postulant, vous acceptez que Potloc traite vos données personnelles comme décrit dans leur Politique de Confidentialité des Candidats, notamment pour rechercher et identifier des profils pertinents, présélectionner les candidats, évaluer leur adéquation aux postes, et mesurer leurs compétences professionnelles. Potloc partagera vos informations avec d'autres entités de Potloc, des prestataires de services tiers, et d'autres destinataires autorisés, y compris en dehors de votre région. Vous pouvez contacter Potloc à tout moment pour exercer vos droits ou pour toute autre question.

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By applying, you agree to Potloc processing your personal data as described in their Candidate Privacy Notice, particularly to search and identify relevant profiles, pre-select candidates, assess suitability for job roles, and measure professional skills. Potloc will disclose your information to other Potloc entities, third-party services providers, and other authorized recipients, including outside of your region. You may contact Potloc at any time to exercise your rights or for any other questions.

RESSOURCES

Welcome to the jungle page

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Potloc named Winner of Deloitte's Technology Fast 50 Program

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